Wie een evenement of een vergadering organiseert of wil sporten, kan gebruik maken van de diverse zalen en gebouwen. Enkel als erkende vereniging kan je in onze gemeente de verschillende OC’s huren.

Hoe aanvragen?

• De voorzitter of secretaris van de vereniging moet de aanvraag online of per e-mail indienen bij de dienst vrije tijd. Je krijgt telkens een antwoord en/of bevestiging.
  • Wil je als vereniging een zaal of materiaal reserveren, maar ben je nog niet geregistreerd, contacteer dan de dienst evenementen. 
  • Wil je als vereniging een wederkerige reservatie aanvragen (bv; elke week, elke maand, ..), contacteer dan de dienst evenementen.
• Vraag zowel de zaal als het materiaal tijdig aan - minstens 14 dagen op voorhand. Aanvragen minder dan 14 dagen op voorhand, worden automatisch geweigerd.
  • Zaal: Online
  • Materiaal:  Online 
• Bij aanvraag materialen vul tekens de datum van de activiteit in, het systeem berekend automatisch de verhuurperiode. Vermeld ook steeds het correcte leveraders.
• Bij opmerkingen kan je steeds noteren of het materiaal tegen een bepaalde momenten moet geleverd worden (bv. tegen de woensdag of donderdag voor de activiteit).
• Ga er nooit van uit dat jouw vereniging 'verworven rechten' heeft op een bepaalde datum.
• Beperk je zoveel mogelijk reservatie tot het evenement zelf zo kunnen de zalen maximaal benut worden door iedereen.
• Van elke aanvraag krijg je een bevestiging. Respecteer het reglement en de afspraken. Alleen als iedereen zich aan de afspraken houdt, kan de gemeente een vlotte service garanderen.
• Een optie en/of reservatie voor een zaal kan tot één jaar op voorhand worden genomen en dient telkens opnieuw te worden aangevraagd door de gebruiker, zelfs als het om een vaste datum gaat
• Opties op zalen worden max. voor 14 dagen gereserveerd. Indien er geen bevestiging volgt, worden deze automatisch geschrapt! 
• Verwittig steeds de dienst evenementen wanneer je de reservatie wil annuleren. Indien de reservatie van de aangevraagde zaal of het aangevraagde materiaal schriftelijk of per e-mail geannuleerd wordt minder dan 14 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten die het gebruik van de infrastructuur voorafgaan.
  • € 50: voor annuleringen van aanvragen infrastructuur waarbij geen extra dienstverlening gevraagd werd
  • € 75: voor annuleringen van aanvragen infrastructuur waarbij extra dienstverlening werd aangevraagd (logistiek)
• Je reservatie is pas definitief na goedkeuring van de dienst evenementen. Je krijgt via mail bevestiging van je definitieve reservatie. 

Gebruiksreglement

Mag je roken in de OC's? Hoe moet je alles achteraf opruimen? Wat gebeurt er als je niet netjes opruimt? Wat als er schade is aan het gebouw? Is er een EHBO-kistje aanwezig? Hoe krijg je toegang tot de zalen?
Kun je de zaal op voorhand bezichtigen? Ben je verzekerd? Wat zijn de sancties? Al deze info vind je in het gebruiksreglement.

Download hier het gebruiksreglement

---